4 itens de tecnologia obrigatórios para um escritório móvel

Tudo muda quando você troca o desktop por um laptop, telefone fixo por um celular, ou o escritório por um quarto de hotel.

Às vezes, para melhor: você está livre de seu cubículo, livre para ir onde seu trabalho o levar.

Entretanto, outras vezes, nem tudo são flores. A produtividade cai quando você está em um local desconhecido, usando acessórios que não parecem certos. O teclado em miniatura do laptop causa cãibras nas mãos, o microfone celular em sua gola incomoda, e muitas vezes tudo isso é suficiente para impedi-lo de fazer seu trabalho direito.

Sei como é, pois já passei por isso antes e enfrento esses problemas agora. Para terminar um projeto de remodelação do escritório, precisei abandonar minha mesa por alguns dias. Agarrei meu laptop, meu cartão Wi-Fi e o telefone sem fio e me instalei no sofá da sala. Mas não é a mesma coisa. Estou encarando este parágrafo há meia hora.

Não estou sozinho. O International Telework Association & Council informa que 24,1% dos funcionários trabalham somente viajando. E, apesar da concentração ser um exercício parcialmente mental ? tentar se concentrar no trabalho com todas as distrações à sua volta ? ela também é uma função da tecnologia.

Aqui estão quatro itens tecnológicos obrigatórios para o escritório móvel, além das ferramentas mais recentes que podem aumentar sua produtividade enquanto você está distante.

1. O software correto
Não basta fazer download dos aplicativos necessários em seu laptop ou PDA; é preciso também conhecer os programas adequados a um escritório móvel. Seu programa de email foi criado para viagens ou foi adaptado de um aplicativo maior destinado a um grupo de trabalho corporativo? Os programas funcionam bem juntos no laptop ou congelam sempre que o processador está ocupado?

Normalmente, funcionários baseados em escritórios não fazem essas considerações, mas elas podem se tornar questões importantes durante viagens. É algo que Tab Stone, um médico de Los Angeles, Califórnia, E.U.A., conhece muito bem. Ele instalou um novo programa de email em seu laptop antes de viajar, mas ele não era adequado para uso móvel. O resultado é que o aplicativo não funcionou no laptop. Ele precisou desinstalá-lo logo antes da partida, mas o processo desativou o programa de email de backup. O resultado foi que ele não pôde fazer download de nenhuma mensagem para o PC. "Não consegui solucionar o problema nem com um novo download ou uma cópia baixada da Internet", lembra-se Stone.

As novidades: Programas de gerenciamento de contatos permitem integrar dados com o PDA, para que você possa fazer download e sincronizar contatos, compromissos da agenda e anotações em seu PalmPilot ou Pocket PC. Também existe uma versão baseada na Web para quem viaja a negócios sem laptop ou para quem prefere trabalhar em um desktop no destino.

E o futuro? Procure ainda mais integração entre aplicativos para usuários sem fio. Gerenciadores de contatos já assumiram as funções de programa de email, catálogos de endereços e banco de dados. A próxima etapa é torná-los mais acessíveis àqueles que usam telefones celulares ou PDAs sem fio.

2. O hardware certo
Não estou nem falando de ter o laptop mais recente. Refiro-me ao hardware criado para viagens. Vamos encarar os fatos: muitos dispositivos dos quais os profissionais móveis dependem não são feitos para viajantes. Por exemplo, quando a bateria do laptop de Joachim Martin se esgotou em um vôo recente, um comissário de bordo atencioso se ofereceu para recarregá-la em uma tomada "secreta" nos fundos do avião. "As baterias foram recarregadas", lembra-se o desenvolvedor de software de Boston, Massachusetts, E.U.A. "Mas quando cheguei em casa, elas não funcionavam mais." A fonte de alimentação precisou ser substituída. Culpe a companhia aérea, o fabricante da bateria ou o pobre viajante por sua ingenuidade, mas esse tipo de problema acontece com freqüência. Plugues de telefone ou tomadas elétricas nem sempre funcionam. E muitos dos dispos